Дипломная работа: Оформление кратких и полных протоколов

1.4 Общие вопросы подготовки совещания

На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).

При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту:

1. На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;

2. На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

3. Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;

4. Основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

5. Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

6. Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;

7. За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

8. Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;

9. Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря-референта обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Как и любое другое деловое мероприятие, совещание под началом или при участии руководителя характеризуется несколькими основными показателями, имеющими крайне важное значение для успеха его организации.

К таким показателям относятся:

– время начала совещания;

– тема (повестка дня) совещания;

– место проведения совещания;

– продолжительность совещания;

– состав участников совещания.

Приступая к работе по подготовке совещания, секретарь должен иметь в своем распоряжении соответствующие данные.

Как правило, он получает их непосредственно от руководителя, а в том случае, если инициатором совещания выступает иное должностное лицо (например, один из бизнес-партнёров шефа), - из внешних источников (по телефону, факсу, электронной почте, в форме телефонограммы, факсограммы, приглашения и т. п.).

Получив информацию о предстоящем совещании, секретарь обязан:

1) убедиться в достоверности содержания полученной информации (например, в ходе телефонного разговора повторить собеседнику все записанные данные и попросить подтвердить их правильность);

2) Зафиксировать полученную информацию в рабочем журнале;

3) оповестить о порядке проведения совещания всех приглашенных по телефону ли при помощи письменных приглашений.

Если совещание проводит не руководитель, то его оповещают о совещании в первую очередь, уточнив при этом, будут ли дополнительные указания по порядку подготовки к его проведению.

Из содержания дополнительных указаний руководителя секретарь-референт должен уяснить:

1) круг должностных лиц, привлекаемых к работе совещания. Если руководитель не предполагает участвовать в совещании лично, следует уточнить, кто и с какими полномочиям будет представлять его на совещании.