Дипломная работа: Оформление кратких и полных протоколов

2) общий порядок проведения совещания. На основе полученных указаний секретарь разрабатывает и представляет руководителю (в назначенное им время) план (программу) совещания, а при необходимости и план подготовки совещания.

Программу совещания, которое организует сторонняя организация, секретарь представляет руководителю с получением последней по почте;

3) состав информационных материалов, необходимых руководителю для подготовки и участия в совещании. Как правило, такими материалами являются справочные материалы по теме совещания, с которым руководитель ознакомился заблаговременно, а также текст выступления (доклада) руководителя.

При организации крупных совещаний на секретаря руководителя возлагаются только обязанности по обеспечению участия в его работе руководителя, а также контроль за подготовкой основных мероприятий совещания.

В процессе подготовки совещания секретарю руководителя следует уделить особое внимание контролю за выполнением следующих мероприятий.

1. Организационное обеспечение совещания (подготовка помещения – уборка, расстановка мебели, подключение технических средств организации работы, обеспечение рабочих мест участников совещания всем необходимым, включая письменные принадлежности, минеральную воду, пепельницы и т. п.).

2. Информационное обеспечение совещания (регистрационные списки участников, информационные, в том числе демонстрационные, материалы, ведение стенограммы и протокола совещания).

3. Материально-техническое и бытовое обеспечение совещания (встреча и размещение участников, расстановка автотранспорта участников, обеспечение участников билетами на общественный транспорт, обеспечение питания, проживания и досуга участников).

Непосредственно перед началом работы совещания, проводимого руководителем, секретарь обязан убедиться:

1)в готовности к совещанию основного помещения, а также вспомогательных помещений (туалетных и курительных комнат, буфета, пресс-центра и т. п.);

2)в сборе участников совещания, иметь достоверную информацию о присутствии (отсутствии) ключевых фигур совещания (докладчиков, содокладчиков и прочих), а также об изменениях в программе совещания;

3)в обеспечении рабочих мест участников совещания всем необходимым для работы;

4)в присутствии на рабочем месте секретаря-стенографистки, фотографа, сотрудника службы безопасности, помощника руководителя, а также других лиц, непосредственно обеспечивающих работу совещания;

5)что руководитель имеет при себе все необходимое для проведения совещания (информационные материалы, канцелярские принадлежности, средства оргтехник, оперативной связи);

6)что на момент доклада руководителю о готовности к началу совещания полностью выполнены отданные указания.

1.5 Подготовка секретаря к совещанию

Не исключено, что руководитель предложит секретарю участвовать в совещании в качестве своего помощника, оператора технических средств демонстрации информационных материалов или стенографистки.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего на секретаря руководителя возлагают обязанности по ведению и последующему оформлению протокола совещания.

Для выполнения протокольных обязанностей секретарю на кануне совещания целесообразно провести личную подготовку к участию в его работе, предусмотрев при этом следующее.

1. На период участия в совещании оставить за "себя" в офисе любого подготовленного сотрудника для временного исполнения текущих обязанностей секретаря руководителя.

Если такого сотрудника нет, необходимо перед убытием на совещание перевести технические средства организации работы офиса в дежурный режим ("на прием").

2. Убедиться, что участие в совещании не приведет к срыву других мероприятий дня.

3. Подготовить рабочий план совещания.

4. Подготовить для работы переносной компьютер, диктофон, средства стенографирования.

5. Подготовить бланк протокола.

Кроме того, накануне участия в совещании секретарю следует с особой тщательностью позаботиться о своем внешнем виде.

1.6 Основные правила проведения совещания

Повышению эффективности совещаний в значительной степени способствует его четкая регламентация, т. е. проведение его в соответствии с четкими правилами.

Под регламентом следует понимать порядок совещания, которого его участники неукоснительно придерживаются после того, как примут его в качестве организационной основы совещания. В связи с этим – несколько рекомендаций секретарю о том, как не только грамотно сформулировать регламент, но и соблюсти его в процессе совещания.