Дипломная работа: Оформление кратких и полных протоколов
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов.
Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний.
Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботься об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.
1.8 Проведение планового совещания
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы.
1. Уточняются дата, место и время проведения совещания.
2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания.
3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания.
4. Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель.
В тексте приглашения следует указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал, то это необходимо указать в тексте приглашения.
5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.
6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания.
7. Секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подготовить их для демонстрации.
Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов.
8. Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности.
9. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.
Регистрацию участников начинают за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места и проведения совещания и регистрации участников.
Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником.
Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы.
Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Пред началом совещания, в его перерывах после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.
Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный.
Секретарь фиксирует выступления, принятые решения фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.
По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшими. Затем следует убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т. п. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства. Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передать его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания тем лицам, которые на нем присутствовали.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.