Дипломная работа: Оформление кратких и полных протоколов

1. Временные показатели совещания и его отдельных элементов (доклад, дискуссия, перерывы и т. п.);

2. Основные процедуры совещания (выступление, обсуждение выступления, выработка решения, порядок голосования при принятии решения, порядок информирования участников по ходу совещания и т. п.);

3. Должностные лица совещания (председатель, секретарь, счетная комиссия и т. п.);

Для установления регламента следует определиться с:

– последовательностью обсуждения вопросов, вынесенных на совещание (в рамках объявленной темы);

– продолжительностью основного выступления (доклада и, при необходимости, содокладов);

– продолжительностью выступлений в ходе дискуссии;

– продолжительностью совещаний, а также продолжительностью его отдельных частей и перерывов между ними;

– порядком принятия решения при голосовании (формой голосования, формой большинства при голосовании, возможностью вынесения особого мнения).

Что касается должностных лиц совещания, то они либо назначаются заранее, либо определяются непосредственно на совещании в ходе голосования или по решению организатора совещания.

Практика показывает, что оптимальным регламентом обычного (планового) совещания под эгидой руководителя является следующий:

– общая продолжительность совещания – приблизительно 45-50 мин. (проводится без перерыва);

– продолжительность вводной части совещания – до 5 мин.;

– продолжительность основного выступления – примерно 5-10 мин.;

– продолжительность выступлений в ходе обсуждения –около 1-3 мин.;

– продолжительность заключительного слова руководителя – до 3 мин.;

– время для справок, объявлений в конце совещания – до 3 мин.;

Ведет совещание руководитель (один из его заместителей, если руководитель делает основное выступление).

Ведение стенограммы и оформление протокола совещания поручается секретарю или (по решению руководителя совещания) другому должностному лицу из числа участников совещания.

Для повышения эффективности совещаний можно воспользоваться следующими советами.

1. Совещание должно быть начато и окончено в точно обозначенное в плане время. Для продолжения дискуссии по отдельным вопросам совещания секретарь может пригласить заинтересованных участников встретиться через 5-10 мнут после окончания совещания в удобном для них месте.

2. Не отступайте ни на шаг от регламента и темы совещания. Корректно напоминайте участникам о необходимости соблюдать решения, которые они сами же выработали несколько минут назад. "Закругляйте" слишком разговорчивых, охлаждайте пыл не в меру разгорячившихся, регулируйте очередность выступлений.

3. С первой и до последней минуты следите за ведением стенограммы (аудиозаписи) совещания. По окончании работы совещания экспресс-протокол (решение совещания по главному вопросу повестки дня) должен быть готов через 15-30 мнут, а его копии переданы участникам совещания (их представителям)

Рассылку заинтересованным сторонам полных "версий" протокола следует выполнить не позднее следующего рабочего дня, используя для этого факсимильную или электронную почту.

4. При выработке решений дайте слово специалистам (экспертам, юристам, финансистам, аналитикам т. п.). Их мнение должно быть известно участникам совещания до того, как будет принято окончательное решение.

5. Важнейшим результатом совещания является его документированный итог – протокол решение и т. п. За выполнением наиболее важных пунктов решения совещания должен быть организован контроль.

Секретарю полезно анализировать опыт участия в подготовке и проведении совещаний. Этому способствует, во-первых, разбор состоявшихся совещаний с руководителем (к примеру, в конце того же рабочего дня).

Во-вторых, обмен мнениями с участниками совещания по вопросам его подготовки и проведения и, в-третьих, формирование особого "банка данных", в котором будут накапливаться наиболее ценные материалы, повышающие эффективность последующих совещаний (формы и бланки документов, примеры текстов, информация о полезных контактах и т. п.)

Все это, несомненно, позволит секретарю предотвратить ошибки при подготовке и проведении совещаний, повысить их эффективность.