Курсовая работа: Автоматизированные системы контроля за исполнением

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни­жают вероятность всевозможных ошибок.

Цель данного исследования – изучить программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства.

Объект исследования – автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

- предлагаемые программные продукты соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;

- отечественные разработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.

Задачи исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

В выборочную совокупность вошли журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений и учреждений начального и профессионального образования.

Курсовая работа по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» общим количеством страниц 46, приложений – 2 на шести страницах, рисунков – 2, таблиц -1, объем списка источников и литературы – 31.

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

Рынок систем уп­равления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителя­ми. Отечественный софт луч­шим образом учитывает специ­фику российского документо­оборота, нежели программное обеспечение иностранных про­изводителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько дру­гих принципах построения за­падного документооборота, а так же в многообразии сущест­вующих стандартов в различных странах [4].

Автоматизация документо­оборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дис­циплину, что осуществляется за счет улучшения контроля испол­нения поручений по документам. Эффективная система уведом­лений и напоминаний заранее предупреждает всех должност­ных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко соста­вить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сот­рудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автома­тическая генерация номера, подстановка текущей даты, ис­пользование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнени­ем реквизитов документов. Средствами системы осущес­твляется мгновенный поиск до­кументов, вместе со всеми вло­жениями и связками, и поруче­ний по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с зада­нием списка или диапазона зна­чений, логических условий. Воз­можно формирование индиви­дуальных маршрутов прохожде­ния документов.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьюте­ра, подключенного к сети Internet. Архивное хранение доку­ментов позволяет организовать Единое информационное прост­ранство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информа­цию по всем запрашиваемым данным.

Документационное обес­печение управления охватывает три основ­ные задачи применительно к системам автоматизации:

- документирование (т.е. под­готовка, оформление, согла­сование и изготовление до­кументов);

- организация документообо­рота (обеспечение движе­ния, поиска, хранения и ис­пользования документов);

- систематизация архивного хранения (определение пра­вил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия ре­шений, секретность).

Автоматизированная система элект­ронного документооборота обя­зана, в частности, иметь следу­ющие характеристики:

- после регистрации инфор­мационного материала в ка­честве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или унич­тожить документ;

- документу устанавливает­ся срок хранения, соответ­ствующий требованиям за­конодательства и контро­лирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограмми­ровать» все встречающие­ся в отечественных норма­тивных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение задан­ного отрезка времени, до определенного наступле­ния события, комбиниро­ванные, и т.д.);

-система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные до­кументы могут только специ­ально уполномоченными ли­ца - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе цен­ности и уничтожению доку­ментов с истекшими срока­ми хранения.

Рассмотрим подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства.

1.1. АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

Руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов,

- создавать (регистрировать) новые поручения,