Курсовая работа: Автоматизированные системы контроля за исполнением

- постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;

- подготовка договоров, согласование, визиро­вание, хранение их актуального реестра;

- создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персо­налом;

- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов до­кументов.

Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в органи­зации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].

CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекатель­ными и для небольших организаций.

Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандар­тами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработ­ке проводились консультации со специалистами Все­российского НИИ документоведения и архивного де­ла (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качест­ва Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного доку­ментооборота на основе CompanyMedia по сравне­нию с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами дан­ных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документо­оборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполне­ния документа/поручения, автоматически соз­давая документ-напоминание.

1.3. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи

Система БОСС-Референт [22] разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства [21]. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» [4, С. 55]

Главными результатами внедрения системы являются:

- повышение управляемости организации;

- новый уровень исполнительской дисциплины;

- поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;

- повышение скорости принятия решений;

- создание условий для обмена знаниями и информацией;

- совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт [15]:

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

- средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

- поддержка сложных маршрутов согласования документов;

- развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

- надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

- наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;