Курсовая работа: Документационное обеспечение управления

правила хранения файлов;

сроки хранения документов и файлов;

порядок регистрации документов;

правила работы с версиями документа, по которому бы все файлы с предыдущими

версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним подписанным вариантом документа;

сроки, порядок и ответственных за рассылку документов;

правила формирования и оформления дел;

порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо изъятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;

порядок уничтожения файлов. Совершенствование делопроизводства можно начать с внутренних документов.

Необходимо использовать возможности компьютерной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать их на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов, внутри предприятия экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах. Очень большую роль играет ПК. Из этого можно сделать вывод, что основной задачей и функцией секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности любого нами управления, учреждения или организации.

Должностные обязанности секретаря:

Соблюдает Конституцию РФ, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ, Устав, законы и иные нормативные правовые акты Нижегородской области и обеспечивает их исполнение.

Обеспечивает работу приемной министерства.

Осуществляет обеспечение деятельности директора министерства.

Осуществляет организацию встреч и приема директором министерства работников системы образования, представители иных организаций, граждан РФ, иностранных граждан, лиц без гражданства.

Осуществляет прием телеграмм, телефонограмм, факсимильных сообщений на имя директора министерства и его заместителей, их регистрацию и дальнейшее прохождение.

Осуществляет отправку телефонограмм, факсимильных сообщений по поручению директора министерства и его заместителей.

Регистрирует входящую и исходящую документацию, поступающую из органов законодательной, исполнительной власти РФ и Нижегородской области, ведет электронную базу данных документации.

Осуществляет контроль за сроками исполнения входящей документации, ведет работу с документами, находящимися на контроле.

Ведет делопроизводство по вопросам, относящимся к его компетенции.

Разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера и инструктивно-методических материалов по вопросам, относящимся к его компетенции.

Проводит прием граждан по личным вопросам.

Своевременно просматривает обращения граждан по курируемым вопросам.

Соблюдает ограничения, выполняет обязательства и требования к служебному поведению, не нарушает запреты, которые установлены Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами РФ и Нижегородской области.

Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций министерства.

2. Организация структуры службы ДОУ

Департамент образования Нижегородской области (далее - министерство) является правопреемником министерства образования и науки Нижегородской области; образовано в соответствии с Законом Нижегородской области от 09.04.2001 № 176-З "О Правительстве Нижегородской области", входит в систему органов исполнительной власти Нижегородской области и обеспечивает осуществление государственной политики в сфере образования, науки и молодежной политики. Министерство подчиняется Правительству Нижегородской области и несет перед ним ответственность за выполнение возложенных задач. В своей деятельности министерство руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными актами Нижегородской области, положением о министерстве образования Нижегородской области.

Согласно положению о министерстве образования, основными задачами министерства являются: