Курсовая работа: Документационное обеспечение управления

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое оно повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

Регистрация входящих документов, адресованных директору министерства, заместителям директора министерства и исходящих документов, подготовленных за подписями директора министерства, заместителями директора министерства осуществляется в общем отделе министерства.

Регистрация служебной корреспонденции осуществляется в автоматизированной базе данных "Служебная корреспонденция". Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе в автоматизированной системе и проставления на документе даты и регистрационного номера.

Регистрационный номер документа в министерстве состоит из индекса министерства по классификатору органов исполнительной власти, индекса структурного подразделения министерства, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.

Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404-01-52/134.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;