Курсовая работа: Документационное обеспечение управления

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.4 Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в министерство, проходят:

первичную обработку,

предварительное рассмотрение,

регистрацию,

рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложению). Перечень документов, не подлежащих регистрации в структурных подразделениях министерства, утверждается начальником структурного подразделения по согласованию с общим отделом.

Все конверты с поступившими в министерство документами вскрываются. Сотрудниками общего отдела проверяется:

правильность адресования;

целостность конвертов и другой упаковки;

наличие документов и указанных в них приложений;

наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, оттиска печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.

Проверенные вложения - документы, отправленные из-за рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой "Лично" передаются соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях:

если адрес отправителя указан только на конверте;

если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени;

если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах на правом нижнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа проставляется штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Документы, адресованные руководству министерства, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в общем отделе, затем направляются руководству или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в министерстве распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где содержание резолюции вносится в систему "Служебная корреспонденция", а документ под расписку передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается; руководителю, которому она адресована.