Курсовая работа: Документационное обеспечение управления

Отправка документов из министерства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.

Отправка документов производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных директором министерства, заместителями директора министерства в систему "Служебная корреспонденция" с входящего документа.

При отправке корреспонденции общим отделом проверяется наличие:

Адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные организации);

даты регистрации и исходящего номера;

указанных в тексте приложений;

подписи на документе;

фамилии исполнителя с указанием номера его телефона.

Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются в общем отделе министерства к отправке:

в случае направления документа в один адрес - в трех экземплярах,

в случае направления документа несколькими адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два экземпляра или два экземпляра документа и список рассылки.

Экземпляр исходящего документа или его копия, остающийся в деле, должен быть завизирован.

Исходящие документы должны передаться исполнителями структурных подразделений министерства в общий отдел для отправки полностью оформленными:

с указанием почтового адреса или списка рассылки,

с подписями должностных лиц министерства,

со всеми имеющимися приложениями,

в необходимом количестве экземпляров.

Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. При этом ответственность за нарушение сроков исполнения документов будет возложена на исполнителей документов.

Документы, требующие размножения, и переданные сотрудниками министерства в общий отдел со списком рассылки, направляются согласно разрешению на копирование в копировально-множительное бюро министерства.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.

Обработка исходящей корреспонденции общим отделом министерства включает в себя:

сортировку корреспонденции;

адресование корреспонденции (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса);

вложение документов в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт);

заклеивание конвертов;

запись реквизитов документа в реестр;

взвешивание документов;

маркирование конвертов;

составление списка на заказную корреспонденцию;