Курсовая работа: Единая государственная система делопроизводства

Обращение граждан фиксируется в карточках контроля – КК., при повторном обращении добавляется цифра обращения: РКК-1, РКК-2, РКК-3.

Р – фамилия обращающегося.

Срок хранения предложений, замечаний и жалоб – 5 лет. Срок может быть продлен или быть постоянным по решению экспертной комиссии.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Этот вопрос состоит из регистрации и учета документов, организации контроля над исполнением документов, хранении документов и составлении номенклатуры дел.

Регистрация и учет документов состоит из:

- порядка обработки поступающих документов;

- порядка обработки отправляемых документов;

- передачи документов внутри организации;

- учета количества документов;

- информационно – поисковой системы (ИПС) для работы с документами организации;

- правил организации и индексирования документов

Образцом выше перечисленных операций может служить компьютерная программа, где в течении нескольких секунд оператор «переворачивает»тысячи папок и находит нужный документ.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения, сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по дело производству.

Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение:

- исполнитель:

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

- напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организациях дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Имеются три вида номенклатуры:

- типовая

- примерная