Курсовая работа: Правила побудови ділової бесіди
Проведення наради. Час на проведення наради складає 40-45 хвилин. Під час проведення наради повинні даватися декілька хвилин для відпочинку, десь 10-15 хвилин. Через 50 хвилин у учасників наради починає ослаблятися увага, виявляється втома, стомлення. Після 90 хвилин роботи увага і інтерес до обговорюваних проблем падають. Даний етап фахівці називають періодом негативної активності. Оптимальна тривалість наради не повинна перевищувати 1 години.
Регламент – це порядок ведення засідання, зборів, наради. Походить це слово (від латів. regula – що означає правило). Окрім вищеназваного, це слово має ще значення: статут, зведення правило, порядок роботи установи. У випадку, якщо регламент до початку наради не встановлений, існує небезпека виникнення неділової обстановки на самому засіданні.
Протокол наради - це первинний, офіційний документ, що складений по певній формі і містить запис виступів учасників наради, збори, засідання і ухвалені ними рішення. На підставі даного документа керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених ним завдань. Збори призначають або вибирають секретаря, який фіксує в протоколі за дорученням зборів найбільш важливі моменти:
Досягнення мети наради;
Рішення;
Виконавці завдання і терміни.
Далі нижче приводяться ті позиції, які повинні бути відображені в протоколі ділової наради:
Дата і місце проведення;
Номер протоколу;
Короткий зміст обговорюваного питання;
Присутні;
Відсутні, причини відсутності;
Копії (прізвище тих, кому призначені);
Порядок денний за пунктами;
Тема по пункту порядку денного;
Обговорили (хто випустив);
Ухвалили (повідомляється, що саме);
Виконання рішення покладено на (прізвище);
Терміни виконання (дата).
Підведення підсумків і ухвалення рішення.
Зазвичай рішення на діловій нараді ухвалюються всіма разом. Ефективність цього рішення залежить від того, наскільки кожному учасникові наради вдалося включити свої ідеї і міркування в загальне рішення. Підводяться підсумки наради і робляться виводи. Визначаються і ті, хто і в які терміни повинні виконати певний об'єм робіт. Визначаються співробітники, які виконуватимуть завдання. Терміни, протягом яких повинні бути виконані завдання. Форми підведення підсумків наради (розсилка протоколу або його частини, виписка з протоколу). Ухвалення рішення про широту інформування. Його може приймати колектив або окрема його частина, окремий підрозділ.
Рішення можуть вироблятися двома способами:
Спеціально вибрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої коректування і приймають його за наслідками голосування.
Голова зборів підводить підсумки обговорення і формує рішення.
Контроль над виконанням рішення. На цьому етапі наради, визначаються особи, які здійснюватимуть контроль. Тому що без перетворення рішення в життя і контролю над цим процесом будь-яка ділова нарада стає безглуздою.
2. Типи співрозмовників
Абстрактний співрозмовник – це тип людей, уявна психологічна модель, що відображає певні характерні властивості, які мають значення для підготовки і проведення ділової бесіди.
Для класифікації типів ділових, але абстрактних співрозмовників використовуються наступні критерії:
компетентність, тобто володіння знаннями, що дозволяють судити про предмет розмови, уміння висловлювати вагому, авторитетну думку з питання, що обговорюється в ході ділової бесіди;