Курсовая работа: Проектирование системы электронного документооборота для гимназии

2) формирование сводной ведомости успеваемости по классу;

3) предоставление отчетов.

Графическая интерпретация структуры организации представлена в приложении 1 . Она имеет классический вид, т.е иерархическую структуру. Рассматривая данную модель можно выделить ряд достоинств:

- четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

- быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты предприяти и другие.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Исходя из описанных выше должностных обязанностей персонала гимназии можно сказать, что пользователями, проектируемой системы будут являться:

- директор;

- секретарь-делопроизводитель;

- завуч;

- учитель;

- классный руководитель.

Следует отметить, что после внедрения разрабатываемой системы сведения о всех документах, собственно как и сами документы, а также их шаблоны будут регистрироваться и храниться в единой Базе Данных, которая будет находиться на сервере предприятия.

1.2 Характеристики информационных потоков

Всю совокупность документов, используемых гимназией в осуществлении документооборота можно разделить на три вида:

a) входящие документы;

b) внутренние документы;

c) исходящие документы.

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию из внешней среды. К числу входящих документов гимназии можно отнести:

1. заявление о приеме на работу;

2. трудовую книжку ;

3. анкетно-биографические данные учителей и учащихся;

4. заявление о зачислении в первый класс;

5. медицинскую карту ребенка;

6. прочие входные документы.

Внутренние документы – документы, формирующиеся внутри организации и не выходящие во внешнюю среду. К числу внутренних документов школы можно отнести:

1. журнал успеваемости;

2. табель;

3. расписание занятий;