Курсовая работа: Проектирование системы электронного документооборота для гимназии

5. приказы и распоряжения директора;

6. трудовую книжку сотрудника;

7. списки первоклассников.

Исходящие документы – документы, формирующееся внутри организации и, затем попадающие во внешнюю среду. К числу исходящих документов можно отнести различные виды отчетов, а также характеристики учащихся.

1.3 Анализ существующих систем

Сегодня на рынке Информационных Технологий существует большое количество различных систем электронного документооборота для организаций различных форм собственности. Рассмотрим несколько программных продуктов, предназначенных для управления документооборотом организации:

- "1 С: Документооборот 8";

- "Евфрат документооборот";

- " LanDocs ".

"1С: Документооборот 8"

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2" , является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

· упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

· сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

· повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

· централизованное безопасное хранение документов,

· оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

· регистрация входящих и исходящих документов,

· просмотр и редактирование документов,

· контроль версий документов,

· полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

· работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

· коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

· маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

· автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

· учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например: