Курсовая работа: Роль інформаційного забезпечення системи управління організацією

Всі організації мають загальні для них характеристики.

1) всі організації використовують чотири основних види ресурсів:

· людські ресурси;

· фінансові ресурси;

· фізичні ресурси (сировина, устаткування тощо);

· інформаційні ресурси.

2) будь-яка організація є відкритою системою. Ресурси, які організація використовує для виробництва продукції (надання послуг) вона забирає із зовнішнього середовища. В свою чергу продукція, що виробляється організацією також реалізується у зовнішньому середовищі. Отже організація може існувати лише у взаємодії з оточуючим середовищем. Це означає, що будь-яка реально існуюча організація є відкритою системою.

3) розподіл праці в організації. Якщо навіть дві людини працюють спільно для досягнення єдиної мети, вони повинні розподілити роботу поміж собою. Розподіл загальної роботи в організації на її складові частини називається горизонтальним розподіленням праці. Результатом горизонтального розподілення праці є формування окремих підрозділів організації (відділів, цехів, виробництв, ділянок тощо).

Оскільки робота в організації розподіляється між окремими підрозділами та виконавцями, хтось має координувати їх діяльність. Внаслідок цього об’єктивно виникає необхідність у так званому вертикальному розподілі праці, тобто в діяльності з координації роботи підрозділів та окремих виконавців у середині підрозділів.

Діяльність з координації роботи інших людей в широкому розумінні і становить сутність управління організацією.

Таким чином, необхідність управління об’єктивно виникає внаслідок горизонтального та вертикального розподілу праці в організації. Оскільки розподілення праці є загальною характеристикою діяльності будь-якої організації, то всі організації потребують управління.[6, с. 59-64]

Управління – це процес планування, організації, мотивації, контролю та координування, необхідний для досягнення організацією своїх цілей

Щоб створити систему управління в організації, необхідно її елементи (підсистеми) збалансувати і скоординувати між собою так, щоб всі вони ефективно працювали, перш за все на стратегічні цілі і програми. У зв’язку з цим дуже важливо періодично звіряти, в якій мірі елементи системи відповідають і взаємодіють один з одним, і за необхідності вносити корективи. Щоб створити систему управління в організації, необхідно мати не тільки певну структуру, але і налагоджений процес функціонування цієї структури, підвести під неї необхідні ресурси і забезпечити їх ефективне функціонування.

Ведення бізнесу вимагає здійснення персоналом фірм великої кількості управлінських робіт. Спеціалізовані види цих робіт називаються функціями управління. Слово «функція» в перекладі з латинської означає досконалість, виконання. Весь зміст процесу управління розчленовується на спеціалізовані функції головним чином для того, щоб закріпити окремі види робіт за певними виконавцями і тим самим надати процесу управління упорядкованості, забезпечити високий професіоналізм виконання управлінських робіт.

Функції – основна категорія системи управління організацією, оскільки в них зливаються в одне ціле принципи, методи і сам зміст управлінської діяльності. Функції – це обов’язки кожного в системі управління для забезпечення успіху в бізнесі. Їх багато, але є загальні, універсальні. Вони поділяють зміст управлінської діяльності на низку етапів або видів робіт, які класифікуються за ознакою їх порядку виконання у часі, в меті отримання певного результату.

Існує 4 загальних функції системи управління (рис. 1.2):

Рис. 1.2 Функції системи управління

Функція «планування» - це розробка напрямків, шляхів, засобів і заходів по реалізації цілей діяльності фірм, прийняття конкретних, адресних, планових рішень, що торкаються безпосередньо їх підрозділів і виконавців. Планування як інструмент системи управління дає підприємцю практичну можливість здійснювати перехід фірми як господарської системи с базового рівня на якісно новий рівень розвитку шляхом маневрування і концентрації сил і коштів на пріоритетних напрямках своєї діяльності, а також визначати перспективи розвитку і майбутнього стану фірми.

Поняття «організація» вживається в двох значеннях.

Зміст функції «організація» це процес встановлення порядку і послідовності погодженої в просторі і часі цілеспрямованої взаємодії частин цілого як системи для досягнення в конкурентних умовах, у визначені строки поставлених цілей спеціально виробленими для цього методами і виявленими засобами з найменшими затратами ресурсів.

Відносно виробництва функцію «організація» можна розглядати як систему заходів, що забезпечують раціональне поєднання в часі і просторі всіх елементів виробництва, людей і матеріалів праці.

Функція «стимулювання і мотивації» включає в себе розробку і використання стимулі для ефективної взаємодії суб’єктів спільної діяльності і їхньої високо результативної праці.

На практиці використовують матеріальні і моральні стимули. При їхньому виборі і обґрунтуванні керуються наступними принципами:

1) забезпечення безпосередньої залежності величини стимулу від кінцевих результатів діяльності кожного працівника і фірми в цілому;

2) зв’язок стимулів з цілями діяльності організації;

3) диференціація величини стимулів в залежності від вкладу кожного працівника в спільну справу;

4) єдність інтересів працівника, організації і суспільства;

5) поєднання моральних і матеріальних стимулів;

6) поєднання стимулів з санкціями за низькопродуктивну роботу.

Функція «контроль діяльності» складається із спостереження аз ходом процесів, що відбуваються в об’єкті, порівняння його параметрів із заданою програмою функціонування, виявлення відхилень. Принципи контролю: своєчасність, безперервність, гласність, всебічність, ефективність.