Курсовая работа: Роль інформаційного забезпечення системи управління організацією

Функція «аналіз діяльності» - це комплексне вивчення діяль6ності за допомогою величезного арсеналу аналітичних, економіко-математичних методів.[8, 124-135]

Існують три рівні управління :

I. Інституційний рівень (керівник вищої ланки).

Керівники інституційного рівня середніх і великих організацій концентрують увагу на плануванні майбутнього, постановці мети, визначенні курсу дій, правил і процедур їх виконання. Вони відповідають за процвітання організації і тому повинні планувати, спрямовувати та контролювати її діяльність.

II. Управлінський рівень (керівники середньої ланки).

Менеджер середнього рівня приділяє керівництву та контролю більше часу, ніж керівник верхнього рівня. Керівники середньої ланки очолюють відділення та відділи. Вони повинні так організувати їхню роботу, щоб цілі організації були досягнуті, а її політика проводилася в життя; повинні добирати та зберігати хороших працівників. Вони відповідають за керівництво повсякденною діяльністю своїх підрозділів. До середньої ланки керівників належать керівники цехів, складів, начальники ВТК та інші.

III. Технічний рівень (керівники низової ланки).

Нижній рівень керівництва — це рівень посадових осіб, які безпосередньо керують роботою своїх підлеглих. Посади менеджерів нижньої ланки такі: майстер, бригадир, керівник групи, агент з питань постачання, експедитор.

Менеджер нижнього рівня витрачає більшу частину свого часу на мотивацію та контроль підлеглих. На цьому рівні управління функції планування та організації менш важливі для менеджера, ніж функції контролю та мотивації. І все-таки більшість керівників виконує всі чотири функції управління. Слід зауважити, що ясно та чітко визначати кожний з трьох рівнів керівництва неможливо.[10, с.141-145]

1.2 СИСТЕМА КОМУНІКАЦІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Як вже було з’ясовано, інформація має велике значення для внутрішнього управління фірмою і її зовнішніх контактів, і особливо для ухвалення рішень вона є обмеженим і дорогим ресурсом виробничої активності фірми. У системах з розподілом праці особи не володіють однаковою інформацією і тому необхідний її обмін або комунікації.

Комунікація – це обмін інформацією між двома або більше особами, рівнями, організаціями.

Комунікації поділяються на:

I. Зовнішні.

Організації користуються різноманітними засобами комунікації: із споживачам вони спілкуються за допомогою реклами, виставок-ярмарок, презентацій та інших програм просування товарів і послуг на ринок. При спілкуванні з громадськістю першочергова увага приділяється створенню певного іміджу чи образу організації.

При спілкуванні із державними органами готуються річні письмові звіти, документація за певний період часу з інформацією про фінансову діяльність та маркетингові розміщення виробництва

II. Внутрішні.

При спілкуванні із внутрішнім середовищем організацією підтримуються зв’язки з профспілками, усіма відділами та службами своєї структури.

Внутрішні комунікації поділяються на:

· Міжрівневі комунікації.

· Комунікації по низхідній.

· Комунікації по висхідній.

· Комунікації між підрозділами (горизонтальні комунікації).

· Комунікації типу «керівник-підлеглий».

· Неформальні комунікації.

Міжрівневі комунікації передбачають передачу інформації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Обмін інформацією між керівниками інституційного, управлінського та технічного рівнів управління організацією може здійснюватися у вигляді наказів, положень, розпоряджень, посадових інструкцій, звітів, що стосуються життєдіяльності організації та її ефективного функціонування.

До комунікацій по висхідній і низхідній належать повідомлення про поточні завдання, зміни у цільових програмах, рекомендаційні процедури, правила тощо. Такі комунікації передбачають інструкції, пояснювальні записки, інструкції, поточні звіти окремих відділів і т.д.

Комунікація по горизонталі передбачає обмін інформацією між структурними підрозділами з приводу організації та оптимізації виробничого процесу

Комунікація типу «керівник-підлеглий» є різновидом обміну інформацією по вертикалі. Вона є основною частиною комунікативної діяльності керівника.

Ці комунікації пов’язані з поясненням завдань, обговорення проблем підвищення ефективності роботи, одержання різних пропозицій. Такі комунікації дозволяють керівникові підвищити ефективність та результативність дій групи.