РЕФЕРАТ

Курсовой работы Барановской М.М. «Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel »

Объем работы 33 страницы, в том числе 8 рисунков, 4 таблицы, 5 наименований литературы, 2 приложения.

Ключевые слова: обработка данных, сортировка данных, фильтрация, форма данных, MSExcel.

В курсовой работе исследуется проблема обработки, сортировки, фильтрации и использования форм и шаблонов в MicrosoftExcel, которая включает в себя следующие этапы:

· Средства первичной обработки данных в MSExcel;

· Сортировка, сортировка связанных областей;

· Поиск, виды поиска (поиск по формату и содержанию);

· Фильтрация (автофильтр, расширенный фильтр);

· Использование форм;

Раскрыта суть обработки, сортировки, фильтрации и использования форм в MicrosoftExcel и способы их правильного создания и использования.

В результате проведенного анализа сделаны следующие выводы:

а) электронные таблицы как форма организации данных имеют гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о выборе ячейки для размещения информации;

б) элементы управления, находящиеся на панели инструментов, значительно упрощают работу и являются незаменимыми при создании документов в Excel;

ВВЕДЕНИЕ

MSExcel позволяет использование таблиц в качестве базы данных. Сама по себе структура из строк и столбцов электронной таблицы отлично подходит для создания информационных списков. Списки позволяют работать эффективно с большими наборами данных. Список – упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру, и состоит из трех основных элементов:1. записи;2. поля;3. заглавной строки. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. При работе со списками часто требуются разные представления одних и тех же данных, для этого Excel позволяет использовать встроенные типы сортировки, а также создавать собственные.

В программе Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.

Excel располагает мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы в первую очередь на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет MicrosoftOffice , обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц или PowerPoint – презентаций в документ, созданный средствами Word. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь. Двойной щелчок на объекте, вставленном в документ, приводит к запуску приложения, в котором он был создан.

В данной курсовой работе наиболее подробно описаны все возможности и свойства обработки данных таблиц: создание и удаление пользовательских списков автозаполнения, фильтрация, сортировка, поиск и работа с формой базы данных.

1. Средства первичной обработки данных MSExcel

Преимуществом электронных является гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о то, какую именно ячейку выбрать для размещения информации. Однако данная «свобода» имеет и обратную сторону: зачастую за нее приходиться платить на дальнейших этапах работы, когда возникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных. Не секрет, что логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры у исходной информации. Одним из способов решения этой проблемы в Excel являются списки.

Список- это содержащаяся в рабочем листе Excel таблиц, данные, в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т. п.).Список состоит из трех основных структурных элементов:

o запись- это полная строка таблицы, содержащая связанную информацию о данном объекте списка. Каждая запись состоит из элементов и должна содержать полное описание конкретного элемента.

o Поля- это отдельные элементы данных в записи. Фамилия, имя, отчество, адрес, телефонный номер сотрудника и т. д. – все это поля в записи. Каждое поле в записи может стать объектом поиска или сортировки.

o Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки – это метки (с названиями) соответствующих полей. MSExcel использует их при сортировке, поиске и формировании отчетов по спискам.

Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы. (Табл. П. 1.1)

Для создания нового пользовательского списка нужно:

- Выбрать команду Параметры►Списки;

- В поле списки выбрать элемент Новый список;

- В поле Элементы списка пользовательский список и нажать клавишуEnter ;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--