При сортировке данных просмотр значений всегда осуществляется слева направо. Начальными символами при сортировке считаются цифры, затем - пробелы, далее - символы пунктуации и наконец, буквы. Если значения ячеек содержат пробелы, то результат сортировки может отличаться от ожидаемого.

Используя разные способы сортировки, можно добиться наиболее удобного представления информации в конкретной ситуации. Например, список, содержащий данные «об оптовых покупателях», в первую очередь логичнее сортировать по объему закупок, а затем по имени покупателя или названию контракта.

С помощью кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию стандартной панели инструментов можно отсортировать список по первому столбцу выделенного диапазона. Однако при этом не следует выделять только поля списка, так как его оставшаяся часть сортироваться не будет, и целостность данных нарушиться. (Рис. П. 1. 2, 3)

При использовании для сортировки кнопок стандартной панели ключом сортировки считается поле, в котором в данный момент находиться активная ячейка. Поэтому столбец будет отсортирован, даже если диапазон не выделен.[1, с. 287]

3. Поиск, виды поиска (поиск по формату и содержанию)

Для поиска текста или чисел в списке нужно:

o выделить область поиска на рабочем листе;

o выбрать в меню Правка команду Найти ;

o ввести в поле Найти образец поиска;

o при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком ;

o выбрать в раскрывающемся списке Просматривать : направление поиска;

o выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;

o щелкнуть кнопку Найти далее ;

o для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

o для завершения поиска щелкнуть Закрыть . (Рис. П. 1. 6)

Для наиболее удобной работы можно одни значения заменить на другие по всей таблице или списку, для этого необходимо:

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Открыть меню Правка .

3. Выбрать команду Заменить . Появится диалоговое окно Заменить .

4. Ввести в поле Найти : слово, которое нужно заменить

5. Ввести в поле Заменить на : (на новое название)

6. Установить флажок проверки Ячейка целиком .

7. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам . (Рис. П. 1. 5)

4. Фильтрация (автофильтр, расширенный фильтр)

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

- Автофильтр - параметры фильтрации задаются простым выбором значений из списка и в дальнейшем их можно отредактировать.

- Расширенный фильтр позволяет задавать более сложные условия фильтрации.

Использование автофильтра для поиска записей применяется с помощью команды, Автофильтр . Необходимо выделить ячейку в диапазоне списка, выполнить команду Данные►Фильтр►Автофильтр , справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

В раскрывающемся меню кнопок полей списка также содержатся команды, применяемые для задания условия автофильтра.

- (Все). Служит для отображения всех строк списка. Обычно эта команда используется для отключения ранее заданного фильтра.

- (Первые 10…) . Используется только для полей числового типа или для дат. При выборе этого условия открывается диалоговое окно Наложение условия по списку, в котором задаются параметры отбора числовых значений. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.