Реферат: Совершенствование процесса организации и нормирования труда на предприятии Шар

2. Нормирование труда.

Такое обилие должностных обязанностей привело к тому, что администратор офиса, зачастую выполняя обязанности завхоза, отсутствует на своем рабочем месте и не может выполнять свои прямые обязанности. Это приводит к следующим проблемам:

1. Не все клиенты могут оперативно получить информацию о продуктах и услугах ООО «Шар»;

2. Документооборот задерживается, накапливаются неоформленные накладные, отчеты и сметы;

3. Генеральный директор вынужден сам отвечать на телефонные звонки, распечатывать документы и т.д., то есть выполнять функции администратора офиса.

Более того, хозяйственные вопросы на производстве также не могут быть выполнены в нужном объеме. Таким образом, получается, что существуют объективные и субъективные причины, влияющие на данную ситуацию. Объективные причины – это внешние условия, которые влияют на деятельность администратора офиса, по причине которых он не справляется со своими прямыми обязанностями. В данном случае администратор офиса не виноват в том, что он не успевает выполнять свои прямые обязанности.

Субъективные причины – те, которые возникают по вине администратора офиса, т.е. из-за того, что он не может выполнять в полной мере своих прямых обязанностей, эти обязанности приходится выполнять генеральному директору. Образуется цепочка проблем, которую можно отразить в структуре причинно-следственных связей (рисунок 2).

2.2.2. Выявленные проблемы в организации труда менеджера по торговле

Согласно должностной инструкции, менеджер по торговле выполняет следующие функции (Приложение 4):

1. Обеспечение и организация продаж товара;

2. Организация закупочной деятельности;

3. Организация логистики на предприятии.

Данное скопление функций является смешанным, и проблема заключается в том, что без надлежащего обеспечения рабочего места их просто невозможно выполнить в полной мере. Фотография рабочего времени представлена в Приложении 5.

Рисунок 2. Структура взаимосвязи проблем в организации труда администратора офиса

Она демонстрирует, что проверка писем и подготовка ответов, заполнение заявок занимают большое количество времени - 28,8 %. При наличии современного браузера, выделенной линии подключения к Интернету и заранее подготовленных шаблонов писем и заявок данной время возможно сократить.

Опрос относительно должностных обязанностей (Приложение 6) показал также несоответствие мнений менеджера по торговле и генерального директора. Генеральный директор считает, что за фиксированную оплату данный специалист должен заниматься и продажами, и закупками, и транспортировкой груза. Сам специалист готов выполнять поставленные функции, но с условием увеличения заработной платы.

Следующая проблема заключается в отсутствии надлежащей организации рабочего места менеджера по торговле – он не имеет своего отдельного кабинета, и все переговоры с клиентами и заключение контрактов он проводит в одном кабинете с администратором офиса, что часто мешает его деятельности: затрудняется контакт с клиентами и поставщиками, сложно сосредоточиться на работе.

Проблема также заключалась в отсутствии современного оборудования и компьютерных программ, которые позволяли бы своевременно заносить информацию о клиенте, вести отчетность, искать нужные контактные данные. Также у данного специалиста отсутствовала необходимая для его работы оргтехника, а именно факс и принтер. Чтобы воспользоваться ими, необходимо было обращаться к администратору офиса, что также задерживало работу.

Для выполнения функций логиста менеджеру по торговле изначально необходимо было пройти обучение, но этого не было сделано. Он обучался на месте, поэтому его квалификации часто не хватает для организации складской деятельности, сертифицирования товара при провозе его через границу, оценки риска, должного таможенного оформления грузов. Чтобы выполнять управление логистикой, специалисту необходимо проходить повышение квалификации, но пока этого не было сделано. Более того, для увеличения эффективности работы необходимо установить специальную программу, что тоже отсутствует.

Одна из основных проблем заключалась в том, что при таком объеме возложенных обязанностей менеджер по торговле не получал высокой заработной платы и премиальных, то есть не существовало материального стимулирования трудовой деятельности.

Таким образом, были вывялены проблемы в следующих элементах организации труда:

1. Разделение и кооперация труда;

2. Организация рабочего места;

3. Обслуживание рабочего места;

4. Создание благоприятных условий труда;

5. Подбор персонала, повышение квалификации;

6. Оплата и материальное стимулирование труда.

Наличие большого количества проблем и недочетов в деятельности менеджера по торговле приводит к следующим последствиям: