Реферат: Совершенствование процесса организации и нормирования труда на предприятии Шар

4. Обеспечивает осуществление противопожарной безопасности;

5. Следит за сохранностью инвентаря и др.

Полный перечень обязанностей перечислен в Инструкции заведующего хозяйством (Приложение 10).

В то же время администратор офиса теперь оправданно занимается только офисной работой, поэтому всегда присутствует на рабочем месте, оперативно отвечает на звонки клиентов, вовремя заполняет необходимую отчетность, поэтому не задерживается документооборот. Также в результате принятого решения генеральному директору не нужно самому отвечать на звонки или распечатывать документы. Поэтому выполнив первый пункт организации трудовой деятельности правильно (разделение труда), все проблемы в организации трудовой деятельности администратора офиса были решены.

2.3.2. Коррекция элементов организации труда менеджера по торговле

Больше всего проблем в организации труда мы встретили у менеджера по торговле. Нарушения правильной организации было зафиксировано по 6 направлениям.

Проблема организации и обслуживания рабочего места на собрании учредителей была решена: данному специалисту выделили отдельный кабинет. Таким образом, менеджер по торговле получил возможность беспрепятственно общаться с клиентами, обсуждать контракты и проводить индивидуальные встречи.

Вторая важная проблема заключалась в наличии устаревшего программного обеспечения и оргтехники. Было решено обеспечить данного специалиста новым современным оборудованием: компьютер с современным процессором, высокой оперативной памятью; телефон-факс, многофункциональное устройство принтер-сканер. Все это помогло увеличить скорость выполнения операций на 30%.

Следующим шагом стало установление новой компьютерной программы. Для этого был заключен договор с ООО «Робот Икс», которое является официальным представителем фирмы «1С» в Калининграде. На компьютер менеджера по торговле была установлена программа «1С: предприятие 8. Управление торговлей», которая включает в себя возможность регистрации в базу данных всех сведений о клиентах, а также помогает управлять складской логистикой. Теперь работа с клиентами стала высокоэффективной и очень быстрой. Если раньше на оформление одного заказа уходило от 1 до 1,5 часов, сейчас время сократилось в 2-3 раза – максимум 30 минут. Менеджеру нужно только отмечать в программе необходимые позиции, и автоматически будут выданы все документы для совершения сделки.

После собрания учредителей менеджеру по торговле было предложено выбрать из двух вариантов развития событий: либо оставаться менеджером по торговле и выполнять только функции закупки и продажи, но тогда оплата останется прежней. Тогда будет добавлена еще одна позиция – логист. Второй вариант – это повысить менеджера по торговле в должности до начальника торгового отдела с повышением заработной платы. Специалист выбрал второй вариант.

Для надлежащего выполнения обязанностей логиста менеджер по торговле проходит повышение квалификации – в течение 2 месяцев он обучается в Академии народного хозяйства при Правительстве РФ по специальности «Операционная деятельность в логистике».

Таким образом, эффективность деятельности начальника торгового отдела повысилась. Это отражает статистика оп клиентам: количество новых клиентов и количество оформленных заказов. На рисунке 5,6 и 7 отображены диаграммы, показывающие изменение данных показателей.

Рисунок 5. Повышение количества новых клиентов ООО «Шар»

Рисунок 6. Повышение количества оформленных заказов в ООО «Шар»

Рисунок 7. Уменьшение времени на оформление одного заказа в ООО «Шар»

2.3.3. Коррекция элементов организации труда водителя

Главная проблема в трудовой деятельности водителя заключалась в том, что, во-первых, много рабочего времени уходило на простаивание в пробках и очередях в супермаркете, во-вторых, отсутствовал стимул к быстрой и эффективной деятельности. Управленческий персонал принял решение исправить это следующим образом:

1. Водителю изменили систему оплаты труда с фиксированной ставки (оклада) до фиксировано-прогрессивной. Теперь водитель имеет фиксированный оклад – чуть меньше, чем раньше, но также дополнительный процент от количества доставленных грузов. Поэтому он стал замотивирован в том, чтобы большее количество товара попало быстрее в магазины и супермаркеты.

2. При таком раскладе важно было убрать объективный фактор – это пробки и очереди в крупных сетевых магазинах, чтобы это не отразилось негативно на оплате труда водителя. Поэтому был изменен график работы – с 6.30 до 15.00. С самого утра товары развозятся в супермаркеты, в это время нет очередей. Но на случай, если будет много машин, в договорах с крупными компаниями добавился пункт о пропуске вне очереди машины с ООО «Шар», так как товар скоропортящийся.

3. В помощники водителю теперь стали давать грузчика, который разгружал машину в магазинах и супермаркетах, в то время как водитель оформлял все необходимые документы.

Таким образом, были решены все проблемы в организации труда водителя, было максимально уменьшено влияние внешних факторов на задержки доставки товара, поэтому деятельность водителя стала более эффективной.

2.3.4. Коррекция элементов организации труда бухгалтера

Основная проблема в деятельности бухгалтера заключалась в нарушении трудовой дисциплины. Чтобы исправить эту ситуацию, было решено действовать более жестко: вначале ей был сделан выговор и предупреждение. Но когда опоздание повторилось снова, это отразилось на заработной плате – она была решена премии в размере 25% от оклада. Это действие оказалось решающим, и проблема больше не возникла.

2.4. Новшества в организации труда управленческого персонала

После разрешения проблем по четырем позициям, представленным выше, было проведено очередное собрание учредителей, которое было посвящено необходимости изменения организации труда самих управленцев – генерального директора, начальника производства, главного бухгалтера, нового управленца – начальника торгового отдела. Основной проблемой было названо отсутствие системы оценки персонала, планирования, учета и анализа труда.

Генеральный директор управлял всеми позициями, что также нагружало его множественными функциями. Поэтому было предложено изменить структуру персонала предприятия, чтобы все трое учредителей участвовали в деятельности ООО «Шар» и брали на себя также контролирующие функции в разных сферах. Новая структура персонала ООО «Шар» показана на рисунке 8.