Реферат: Телефонний зв язок як особлива сфера спілкування

· Уникай «паралельних розмов» з оточуючими тебе людьми.

· Висловлюйся чітко і питай згоду свого абонента, якщо хочеш записати розмову на плівку або підключити паралельний апарат .

· В кінці тривалої розмови стисло підведи підсумки і перерахуй заходи, які треба прийняти (хто саме, коли і що повинен зробити).

· При необхідності попроси або пообіцяй коротке письмове підтвердження телефонних переговорів. Це - копія записів розмови з підписом.

· Під час розмови запиши такі важливі подробиці, як імена, цифри і основну інформацію, з якою потім можуть ознайомитися і яку можуть зрозуміти твої підлеглі або колеги.

· Стеж, особливо при міжміських розмовах, за тривалістю - вартістю твоєї розмови (використовуй для цієї мети секундомір, хронографію, пісочний годинник, електронний лічильник).

· Завершуй розмову, як тільки досягнута його мета !

Багато телефонних розмов часто тривають дуже довго, тому що обом партнерам важко їх завершити . «Велике спасибі, пан Х.! Я думаю, цього достатньо. Я сподіваюся вас незабаром побачити!» - такого роду фраза дозволяє закінчити розмову раціонально і стисло, рівно як ввічливо і не знеособлений. Прагни привчити своїх партнерів до свого стилю телефонних переговорів - стислості, але і ввічливості. Останнє враження від тебе повинне бути якнайкращим.

Телефон найбільш часто використовується в діловому світі і найбільш часто дає також приводи для непорозумінь. Привчи себе до того, щоб складати запис всіх важливих розмов. Навіщо?

Ти матимеш важливий документ (доказового характеру) для подальшої роботи. Запис можна робити безпосередньо на документі, що використовується при розмові, на діловому листі або на окремому листі.

3.2 Якщо дзвониш ти

До розмови :

· Подумай, чи така необхідна ця розмова.

· Визнач його мету.

· Май під рукою папір, олівець (ручку), а також календар і потрібні для розмови матеріали.

Під час розмови :

· Знявши трубку, представся : прізвище, ім'я, по батькові, відділ, підприємство (місто, республіка).

· Говори прямо в трубку.

· Вимовляй слова чітко .

· З'ясуй чи з тим ти говориш, хто тобі потрібен.

· Запитай чи є у співбесідника час на розмову або краще передзвонити пізніше.

· Постарайся створити позитивний настрій.

· Не заперечуй в «лоб» співбесіднику, якщо бажаєш добитися сприятливого результату розмови.

· Уважно слухай співбесідника, не переривай його.

· Говори спокійним голосом, не кричи.

· Спробуй додати своєму голосу приємну інтонацію.

· Частіше усміхайся. Співбесідник цього не бачить, але відчуває.

· Уникай монотонності, міняй темп і інтонацію розмови.

· Не говори дуже швидко або поволі, спробуй «підстроїться» під темп співбесідника.