Учебное пособие: Секретарь-референт. Его роль в офисе

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога­тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра­нения документов, штампов, бланков.

Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос­ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.

Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер­жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.

Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло­жение. В театре секретарь общается только с гостями.

Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото­вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла­шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой­чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)

Для больших собраний и заседаний секретарь также го­товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела­но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.

Никогда не посылайте по почте визитные карточки на­чальству или почетному лицу: их относят лично.

Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо­ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки... На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре­чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано­вится обязательным. При выборе подарка нужно по­мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.

Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ­ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи­тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.

Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода­ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».

Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное — уметь слу­шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо­том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).

Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро­вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни­ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...

Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения... Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо­тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во­просы у специалистов... Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2—3 часа до окончания рабочего дня.

Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ­ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.

Наверное, можно сделать вывод, что основные психо­логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про­фессии и положения.

V . Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок .

Учитель : Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде­лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.

VI . Задание домашнего задания

Учитель : Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?

Учитель : Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!

СЦЕНАРИИ УРОКА

Раздел программы: Информационные технологии

Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса

Класс: 10 класс

Время: 90 минут

Образовательные цели урока - учащиеся должны усвоить следующие знания:

1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другимимобильными средствами связи.

2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.

3. Ознакомиться спериферийным оборудованием ПЭВМ.