Доклад: Документационное обеспечение управления 5

Введение

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

1.1. Устав

Уста́в — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации. С точки зрения законодательства РФ, а именно ст.52 Гражданского Кодекса РФ, Устав представляет собой учредительный документ, то есть документ, на основании которого действует юридическое лицо.

Устав утверждается его учредителями (участниками), в отличие от учредительного договора который учредителями заключается

При этом для юридических лиц, созданных одним учредителем, Устав является единственным учредительным документом.

Как и в любом другом учредительном документе в Уставе должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

1.2. Положения, правила, должностная инструкция

Положение, правила, инструкции относятся к организационно- правовым документам и имеют следующие особенности:

· положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета;

· правила устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения;

· инструкция регламентирует порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы.

Должностная инструкция – это документ, устанавливающий порядок выполнения работ и регламентирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения (связи по должности) сотрудника университета.

Положение, правила, инструкция оформляются на общем продольном или угловом бланке университета и имеют следующие реквизиты:

Наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, которое печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и центрируется в относительно полей или самой длинной строки углового штампа. Ставится дата, регистрационный номер, заголовок к тексту. Причем заголовок к тексту положения отвечает на вопрос: «О чем?», правил – на вопрос: «Чего?», инструкции - на вопрос «Кого?» Текст , который излагается от третьего лица единственного или множественного числа, в нем используются слова: должен, следует, необходимо, запрещается, не допускается.

Текст может делиться на разделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия. Например , текст должностной инструкции должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Функции и должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность

5. Взаимоотношения (связи по должности).

Заголовки разделов печатают прописными буквами, центрируют

относительно полей и точку в конце их не ставят. Расстояние между заголовком раздела и последующим текстом – 2 межстрочных интервала.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--