Доклад: Документационное обеспечение управления 5

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего структурного подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной

работе и т.д.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Указанные документы относятся к информационным и оформляются на листе бумаги формата А5 (если текст документа превышает 7 строк, используется формат А4) с воспроизведением краткого наименования структурного подразделения-автора, наименования вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), даты составления и номера, адресата, заголовка к тексту и текста, подписи.

Используется угловой вариант расположения реквизитов на бланке. При оформлении на бланке формата А5 заголовок к тексту не приводится.

Служебная записка печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр служебной записки направляется в структурное подразделение - адресат, второй экземпляр остается в подразделении, составившем служебную записку (Приложение 8.5.).

Докладную и объяснительную записки, заявление допускается писать от руки (Приложение 8.6.).

Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников и студентов университета. Не допускается начинать текст справки словами: настоящая справка выдана в том, что… (Приложение 8.7.).

3.4. Служебное письмо

Служебное письмо - это обобщенное наименование различных посодержанию документов, служащих средством общения университета с другимиучреждениями, а также с частными лицами.

По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть: инструктивные (директивные) письма - приглашения

гарантийные письма – подтверждения

информационные письма – напоминания

рекламные письма – предупреждения

коммерческие письма – извещения и др.

письма-запросы

Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма – ответа;

б) письма, не требующие письма – ответа.

Письмо состоит из следующих основных частей: обращение,вступление, основное содержание, заключение.

Обращаться к адресату следует по имени-отчеству или по фамилии. В письмах,адресованных высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам или председателям обществ, компаний, фирм принято обращение с указанием должности без фамилии,

например: Уважаемый господин министр!

Уважаемый Сергей Иванович!

Уважаемый г-н Смирнов!

Обращение центрируется в пределах полей и в конце его ставится восклицательный знак.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:

- просим (письмо-просьба или запрос),

- высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),