Доклад: Документационное обеспечение управления 5
Подпись лица, права или функции которого регламентирует документ.
Должностная инструкция , помимо перечисленных реквизитов, содержит также: слова «С инструкцией ознакомлен», которые печатаются от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, ниже подписи руководителя. Подпись сотрудника, которая оформляется после слов «С инструкцией ознакомлен».
При оформлении подписей на документе указывается наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Примеры оформления организационно-правовых документов приведены в
Приложении 8.1.
2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.
2.1. Распоряжения, приказы
Приказы (распоряжения, указания) относятся к распорядительным документам и фиксируют решения руководства, имеющие нормативный характер, а также решения, относящиеся к оперативным, учебным, кадровым и другим вопросам внутренней работы управления культуры.
Приказы подписывает начальник управления культуры, а в случае его отсутствия – должностное лицо, исполняющее его обязанности.
Порядок подписания приказов устанавливает начальник управления.
Проекты приказов (распоряжений), подписываемых руководством управления, разрабатываются должностными лицами, по поручению начальника управления. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на должностных лиц, которые готовят и вносят приказ. Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью лица ответственного за ведение делопроизводства.
Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем, возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года Приказы, издаваемые в Управлении, имеют следующую буквенную индексацию:
- по основной деятельности – «од»
- по личному составу (кадровые) – «л/с»,
- о командировках работников (командировочные) – «ком»,
- об отпусках работников (отпускные)- «отп».
Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии со списком рассылки.
Приказы (Приложение) печатаются на продольных бланках управления и содержат следующие реквизиты:
Дату и номер, которые выравниваются соответственно по левому и правому полям документа; дата записывается буквенно-цифровым или цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Датой приказа, распоряжения, указания является дата его подписания. При подготовке проекта печатают только обозначение месяца и года, а число вписывают при подписании. Номер проставляется при регистрации приказа.
Место издания «г. Осинники» не проставляется.
Заголовок к тексту, который должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Распоряжения и указания заголовков могут не иметь.
Текст приказа (распоряжения, указания), который, как правило, состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Констатирующая часть содержит краткое изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «согласно (чему?) » и т.д.
Если приказ издается на основании другого документа, в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (указания, распоряжения - словами ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ, РАЗРЕШАЮ), которые печатаются прописными буквами на отдельной строке от левого поля, выделяются полужирным шрифтом, отделяются от предшествующего и последующего текста 2-мя межстрочными интервалами. После этих слов ставится двоеточие.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагается несколько исполнителей или выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной части делится на пункты и подпункты.
Пункт, включающий описание действия, начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя (инициалы проставляются после фамилии) в дательном падеже. Срок исполнения поручения указывается на отдельной строке в соответствии с правилами написания дат.