Доклад: Документационное обеспечение управления 5

7. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по режиму и кадрам Дущенко В.М.

или 7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (или его пункт) с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:

- в случае изменения какого-либо пункта «В дополнение к …»,

- в случае отмены какого-либо пункта «Признать утратившим силу …».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …»: структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который готовится исполнителем вместе с проектом приказа.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции,

графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к основному документу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Образцы приказов, распоряжения в Приложении 8.2.

3. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И СПРАВОЧНО-

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

3.1. Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт оформляется на общем угловом бланке управления и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа – А К Т, которое печатается прописными буквами вразрядку 2,5 пт, размер шрифта 16 или 18 и выделяется полужирным шрифтом.

Допускается выравнивать слово АКТ по центру в пределах полей, отведенных для размещения углового штампа на бланке

Дату и номер – датой акта является дата его составления.

Гриф утверждения

Заголовок к тексту

Текст - состоит из двух частей. В вводной части после слова «Основание» указывается распорядительный документ, на основании которого актируется событие, его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их должности с указанием организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы от левого поля.

После слов Основание, Присутствовали ставится двоеточие; после слов Председатель, Члены комиссии ставится тире.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и их местонахождении, приводящимися после слова Составлен, которое печатается с абзаца, например:

Акт составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия,

2-й экземпляр - планово-финансовое управление,

Подпись председателя и членов комиссии.

Акт может иметь гриф согласования. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Пример оформления акта приведен в Приложении 8.3.

3.2. Протоколы

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждениявопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях,заседаниях коллегиальных органов.