Доклад: Документационное обеспечение управления 5

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ, которое печатаетсяпрописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру.

Дата и номер протокола - печатается через 2 межстрочных интервалапосле предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом.Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).Протокол нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

Место проведения – указывается в том случае, если заседание (совещание)проводится не на обычном месте. Печатается симметрично относительно полейлибо в одной строке с реквизитами Дата и номер протокола (между ними),либо на следующей строке, через 1 межстрочный интервал.

При обозначении города употребляется сокращение «г.» перед егоназванием (это не относится к названию городов, имеющих в своем составеслова «город» или «град», а также к городам Москва и Санкт-Петербург).

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2-мямежстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается поцентру.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит реквизиты:

Председатель -

Секретарь -

Присутствовали:

Повестка дня:

- которые на бланке протокола печатаются строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля.

В реквизитах Председатель - и Секретарь - указывается фамилия, инициалы председательствующего на заседании или совещании и секретаря.

В реквизите Присутствовали: приводится список присутствовавших: вначале фамилия, затем инициалы – или печатаются слова «список прилагается», а список печатается в столбец в алфавитном порядке и прилагается к протоколу.

В реквизите Повестка дня: каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой; после слова «Доклад» указывается наименование должности, фамилия, инициалы (в родительном падеже) лица, читающего основной доклад по вопросу.

Порядковый номер вопроса и слово «Доклад» печатаются с абзаца.

Все фамилии приводятся в порядке: фамилия, инициалы.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем эти слова печатаются прописными буквами от левого поля и после них ставится двоеточие.

Содержание докладов и краткое изложение выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается пометка «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (при большом количестве страниц документа допускается печатать через 1 межстрочный интервал).

Подпись – печатается через 2-3 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и

секретарем. При оформлении подписи указывается слово Председатель (Секретарь), проставляется личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия с пробелом).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным структурным подразделением и должностным лицам, в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

Образцы и примеры оформления протокола и выписки из него приведены в Приложении 8.4.

3.3. Служебная, докладная, объяснительная записки, справка