Контрольная работа: Организация выставочных мероприятий в Геленджике

Структура затрат на участие в выставке.

Статьи затрат Удельный вес в %

Аренда и монтаж экспозиции 55 - 70

Демонтаж экспозиции 5 - 10

Расходы на рекламные и информационные 5 - 10

материалы.

Представительские расходы. 15 - 25

После официального открытия выставки, наступает ответственный этап - работа в ходе её функционирования.

Особая роль в обеспечении успеха в выставке принадлежит стендистам сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Необходимо, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристической фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, нужно, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде. Обычно заранее известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы и телевидения. В такие дни присутствие руководителя на стенде необходимо.

Это может послужить заключением выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

Руководитель должен наблюдать за работой выставки и делать правильные выводы: сколько необходимо выставочной площади, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы па выставке.

Руководитель может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии культуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию, позицию фирмы. После завершения выставки, необходимо сделать анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги делятся на две группы:

- организационные.

- коммерческие.

При подведении организационных итогов помощь может оказать журнал, который вёлся во время подготовки и работы выставки.

Можно проанализировать работу выставки, задав вопросы всем в подготовке и проведении выставки:

-удачно ли подобрано место для стенда?

-была ли удачна планировка стенда?

-соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

-какие неудобства вы испытывали во время работы?

Что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

-без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Конечные данные касаются таких показателей, как (количество посетителей, которые осматривали экспозицию, объём заключённых контрактов, количество розданных рекламных и информационных материалов).

1.1 Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд - это лицо фирмы. Успех участия туристического предприятия в выставочном мероприятии зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающим.

Первый вопрос, возникающий перед фирмой, после принятия решения об участии в выставке, какого размера необходим стенд.

Следующим вопросом является оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Размер стенда не влияет на работу, важно также и качество предоставляемой информации.

Умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителей - это представляется самым главным.

При организации стендов используются две концепции: одна характерна для стенда фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран, основана на визуальном аспекте. Обычно такие стенды роскошно оформлены. Для привлечения внимания посетителей используются определённые игровые элементы.