Как и всякая другая торговая операция, выставки и ярмарки должны тщательно планироваться и проводить­ся организованно. Только в этом случае они будут полез­ны.

Тщательно планируются не только сами выставки, но и все, что связано с их организацией и проведением. На­значаются ответственные за каждое конкретное дело. В большой фирме к этой работе привлекаются торговый менеджер и менеджер по маркетингу, специалисты по рекламе и пропаганде. В небольшой компании все эти за­дачи ложатся на плечи одного человека, как правило, самого владельца или его партнера (см. Список исп. ист. п. 8)

Выставка – это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя выс­тавки в три раза ниже, чем при личной продаже.

После проведения выставки совершение сделки требу­ет от фирмы в среднем 0,8 обращений-визитов к потреби­телю, а без проведения таковой эта величина равна пяти визитам.

Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно, что удобно для представления, введения нового продукта для большого количества людей.

Она позволяет улучшить благорасположение существу­ющих клиентов.

Специалисты по продажам имеют возможность осуще­ствлять на выставке все элементы процесса личных про­даж: а) определение перспективных покупателей; б) об­служивание существующих счетов; в) презентация про­дукта; г) улучшение корпоративного имиджа; д) сбор информации о конкурентах; е) продажа товара.

Показ нового изделия на выставке – простой и деше­вый способ запустить его в производство, найти покупате­лей, идеи или инвесторов.

Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок, в том числе зарубежный.

Информация об участниках выставки появляется в сред­ствах массовой информации – на телевидении, радио или в экономической прессе. Выставка создает благоприятные воз­можности для разнообразных встреч с важными людьми.

Участие в выставке дает возможность работать с заин­тересованными посетителями – целевой аудиторией - «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как пра­вило, полномочия закупать продукцию. Предварительное их знакомство с информацией на стенде облегчает их пос­ледующее общение с коммерсантом, работающим на стен­де.

Участие в выставке дает уникальную возможность ре­альному покупателю непринужденно беседовать на нейт­ральной территории с коммерческими агентами.

Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании в макро- и микро-среде компании (см. Список исп. ист. п. 17).

2. О РГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВКИ

2.1 Планирование проведения выставки

Важно при проведении выставки разработать план ее проведения. Самым рациональным является составление (на планируемый период) проекта плана участия в выс­тавке, который строится на основе планов оргкомитетов.

В проекте плана необходимо определить: перечень вы­ставляемой продукции и ориентировочное количество выставочной площади. После получения информационно­го письма от оргкомитета с расценками за аренду выста­вочной площади, услуги и оборудование, вашему отделу рекламы можно будет сразу прорабатывать все организа­ционные вопросы проведения выставки, а не тратить вре­мя на получение согласия руководства на участие в ней (см. Список исп. ист. п. 11).

Обычно вопрос об участии в той или иной выставке возникает после получения от оргкомитета информацион­ного письма с приглашением принять участие в ее работе. Если у вас нашлось время в течение трех дней после полу­чения письма обсудить с руководством, заинтересованны­ми отделами и своими сотрудниками все вопросы участия в выставке, а у них, в свою очередь, нашлось время для вас – значит, в вашей фирме рекламная работа поставле­на должным образом. К сожалению, многие руководите­ли относятся к вопросам рекламы далеко не должным об­разом, считая, что «это подождет». «Это» ждет, в резуль­тате чего многие вопросы участия в выставке решаются в последний момент и без обстоятельной проработки. Ре­зультаты небрежного отношения к вопросам рекламы обычно таковы: фирма не получает ожидаемой прибыли, страдает ее имидж.

Еще один аспект: если вы с уважением относитесь к деньгам, то помните, что выставка – это деньги, вложен­ные вами в данное мероприятие, а также деньги, которые к вам могут вернуться в результате работы этой выставки (см. Список исп. ист. п. 14).

Планирование выставки можно разделить на три этапа:

1) планирование подготовки выставки;

2) планирование проведения выставки;

3) планирование работы после окончания выставки.

Планирование подготовки выставки должно включать:

- составление перечня выставляемой продукции;

- составление плана выставочного стенда; заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;

- изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов; подготовка информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов;

- подготовка стендистов и персонала;

- составление сметы затрат.

Планирование работы выставки включает:

- составление расписания работы персонала; инструктаж персонала;