Курсовая работа: Организация выставочной деятельности 2

- завоз и вывоз оборудования; организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;

- организация учета посетителей, интересующихся ва­шей продукцией.

Планирование работы после окончания выставки вклю­чает:

- регистрацию посетителей, покупателей, интересую­щихся вашей продукцией в результате посещения выс­тавки;

- подведение итогов выставки (затрат, дохода);

- разбор допущенных ошибок при планировании выс­тавки и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

Перечень продукции, которую вы собираетесь предста­вить на выставке, должен соответствовать тематике выс­тавки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фир­мы».

Составив перечень продукции, вы легко можете со­ставить перечень необходимых для ее рекламы материа­лов. Хорошо, если на каждый вид выставляемой про­дукции у вас разработан информационный лист. В неко­торых случаях для технически сложной продукции це­лесообразно иметь даже два листа: один с общим описа­нием назначения и функций, другой, рассчитанный на специалистов в данной области, интересующихся вашей продукцией – с подробными техническими характерис­тиками (см. Список исп. ист. п. 22).

Несколько видов товаров, продукций, близких по на­значению, можно объединить на одном информационно-рекламном листе.

К российским особенностям подготовки и проведения выставок можно отнести пока еще недостаточный сервис услуг. Так, например, ассортимент проката выставочного оборудования еще весьма скромен: в основном, это стан­дартные алюминиевые профили и белые стенные панели - вот практически и весь набор. Если вам понадобится выставочный модуль особой конструкции или другого цвета, вам придется заказывать его задолго до начала вы­ставки. Некоторые фирмы поступают так: один раз при­обретают необходимые конструкции и перевозят свой соб­ственный оригинальный модуль с выставки на выставку, монтируя его собственными силами.

Очень редки другие услуги, например, прокат искусст­венных цветов.

В последнее время оргкомитетами выставок предлага­ется довольно широкий набор выставочной мебели и витрин, но часто это оборудование, прошедшее несколько выставок, выглядит несколько удручающе, стоимость про­ката при этом очень велика. Поэтому при заказе того или иного оборудования проверьте заранее, еще до монтажа, выставочного стенда, его внешний вид и пригодность к демонстрации (см. Список исп. ист. п. 5).

2.2 Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд – это лицо фирмы, поэтому к его оформлению необходимо относиться как можно вниматель­нее. Почему-то на нашей российской «рекламной ниве» часто встречаются руководители, которые очень требова­тельно относятся к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил, корректируют их по нескольку раз, и совершенно бесстрастно относятся к тому, как выг­лядит их выставочная экспозиция.

Для многих потенциальных покупателей или партне­ров чтение газет с рекламой – занятие каждодневное, а посещение выставки и вашего стенда может стать собы­тием. Поэтому нужно сделать это событие запоминающим­ся, приложив к этому смекалку, опыт и интеллект.

Особое, если не главное, значение при проведении выс­тавки играет подготовка выставочного стенда. Обычно орг­комитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного разме­ра. На выставках, организуемых иностранными компани­ями или с иностранным участием, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и кон­фигураций. Как правило, вы можете заказать стенд по собственным эскизам, при условии, что вы вписываетесь в отведенное вам место и делаете это заблаговременно.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой пос­ле принятия решения об участии в выставке: какого раз­мера необходим стенд? Размер стенда играет, конечно, оп­ределенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить (см. Список исп. ист. п. 13).

Гораздо большую роль играет оригинальное оформле­ние экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетите­лям. Небольшой стенд может успешно представлять и крупную фирму: дело не только в количестве выставоч­ных метров, но в их качестве.

Умение оригинально оформить ваш стенд, сделать его интересным для посетителя – это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Старайтесь шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстра­ции экспонатов.

При наличии у вас нестандартного оборудования, пред­назначенного для работы или демонстрации продукции, мебели, предусмотрите возможность доставки ею на ваш выставочный стенд.

План стенда, как правило, соотносится с составленным вами перечнем продукции. Остается лишь предусмотреть место для каждого экспоната, место для рекламных и информационных материалов.

Расположение экспонатов – дело вкуса. Их можно рас­полагать на одном уровне или на нескольких – все зави­сит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и плана вашего стенда.

Располагая экспонаты, необходимо обратить внимание на следую­щее: прежде чем планировать расположение экспонатов, отследите по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении сле­дующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы были они видны основному потоку посетителей; работающие стендисты не должны перекрывать об­зор посетителям основных экспонатов; а если у вас, предположительно, есть экспонат или ра­ботающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотри­те место для данного экспоната так, чтобы группа сто­ящих и разглядывающих его посетителей не мешала ра­боте остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде; поясняющие надписи или плакаты размещайте ря­дом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда (см. Список исп. ист. 15).

Всю выставочную экспозицию можно разделить на не­сколько условных зон:

- выставочная – та площадь, на которой, собственно, располагаются, ваши экспонаты (с учетом их функциони­рования и места для работы стендистов);

- офис – место для заключения договоров, ведения пе­реговоров, отдыха сотрудников;

- вспомогательная – место для складирования упаков­ки от экспонатов, небольшого запаса готовой продукции (см. Список исп. ист. п. 19).

Как компоновать эти зоны, какие из них нужны вам на данной выставке, вы должны определить сами — это зависит от вида вашей продукции, специализации выс­тавки и пр.

Есть несколько вопросов по организации работы стен­да, которые иногда остаются без внимания и «выплыва­ют» в последний момент, разрушая предварительно наме­ченные планы.