Реферат: Печать документов из Word97

Ниже приведены этапы печати одной наклейки:

1. Поместить курсор в начало адреса получателя.

2. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки).

3. Убедиться, что адреса получателя и отправителя письма указаны верно, после чего в окне Print (Печать) выбрать опцию Single Label (Отдельная наклейка). Указать вертикальное и горизонтальное размещение наклейки, а также остальные необходимые параметры. Нажать кнопку Print (Печать).

Примечание.

Среди доступных опций имеются возможности печати целой страницы наклеек, печати страницы с различными наклейками, а также печати одной наклейки.

Прочие доступны, если нажать на кнопку Options (Параметры) на вкладке Lablеs (Наклейки). Именно здесь можно указать тип наклейки, ее размер, а также тип принтера и параметры лотка печати.

Печать нескольких наклеек с одинаковыми адресами.

В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки). Выбрать опцию Full Page of Same Lables (Страница с одинаковыми наклейками). При необходимости – указать другие доступные параметры, после чего приступать к печати.

Слияние адресного списка в почтовые наклейки.

Одним из первых этапов при создании списка имен и адресов для почтового обращения является определение наилучшего для этих целей приложения Office. Если сеть адресатов достаточно велика, то подобный список может быть создан при помощи приложений Word, Excel, Access и Outlook. Ниже приведено несколько возможных вариантов:

• Если список имен и адресов небольшой или средних размеров, а также не предусматривает большого количества манипуляций, то он может быть создан при помощи функции Mail Merge Helper (Слияние) приложения Word.

• Для оформления сети адресатов могут использоваться адреса из списка контактов приложения Outlook. Более детально об этой функции сказано в Letter Wizard (Мастер писем) приложения Word в разделе «Using Names and Addresses from Outlook and Microsoft Exchange» («Использование имен и адресов в приложениях Outlook и Microsoft Exchange»).

• Приложение Word может использоваться при необходимости создания пронумерованного списка.

• Для больших списков, предусматривающих также широкий объем обработки, наилучшим инструментом создания выступает приложение Excel.

• При необходимости использования в работе со списком комплексных возможностей сортировки и поиска, лучше всего использовать приложения Access и Excel.

• Если в процессе работы необходимо использовать относительно сложные базы данных и возможности коллективного доступа к информации, то рекомендуется использование приложения Access. Access предпочтительнее использовать также для создания очень больших списков адресатов.

Ниже приведены этапы создания наклеек при помощи функции слияния приложения Word 97:

1. Чтобы начать работу с новым документом в меню File (Файл), - выбрать опцию New (Создать).

2. Ч
   тобы вывести на экран представленное, на рис. 6 диалоговое окно Mail Merge Helper (Слияние), в меню Tool (Сервис) выбрать опцию Mail Merge (Слияние). Нажать кнопку Create (Создать) и в списке опций выбрать Create Mailing Labels (Наклейки). Чтобы сделать активный документ главным документом в процессе слияния, - нажать Active Window (Активное окно).

3. В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Get Data (Получить данные). Сделать выбор из следующего списка:

• Чтобы создать новый список имен и адресов при помощи приложения Word 97, - выбрать Create Data Source (Создать источник данных). Ввести нужные записи данных.

• Чтобы использовать созданный ранее список имен и адресов в документе Word, а также в электронной таблице, базе данных и прочих списках, следует выбрать Open Data Source (Открыть источник данных).

• Чтобы использовать адреса, записанные в электронной адресной книге, например, Exchange или Outlook, надо выбрать Use Address Book (Использовать адресную книгу).

4. Ч
   тобы вывести на экран представленное, на рис. 7 диалоговое окно Label Options (Параметры наклейки), - выбрать опцию Set Up Main Document (Настройка основного документа).

5. Указать тип принтера и тип наклеек. Размер наклеек устанавливается при помощи кнопки New Label (Создать). По окончании установки параметров нажать кнопку ОК. На экране появится диалоговое окно Create Labels (Создание наклеек).

6. Ввести значение полей слияния для адресов. Нажать кнопку ОК.

7. В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Merge (Объединить).

8. В окне Merge to (Назначение:) выбрать Printer (Принтер).