Реферат: Печать документов из Word97

Совет.

Чтобы печатать наклейки с адресами определенных корреспондентов, следует загрузить или создать самостоятельно базу данных из сети адресатов, после чего выбрать функцию Query Options (Параметры поиска). В появившемся на экране меню можно указать параметры поиска записей необходимых данных.

Печать в файл.

Отмечая опцию, Печать в файл, вы заставляете приложение Office 97 сохранять на диске в виде в виде файла выводимый на принтер поток данных и управляющих кодов. После завершения печати в файл вы сможете когда угодно скопировать созданный файл непосредственно на принтер без открытия приложения и документа. Однако, поскольку каждый принтер разговаривает на своем языке, файл, созданный для данного принтера, не будет корректно распечатан на другом.

Какой смысл в создании такого файла печати? Его стоит использовать в следующих случаях.

• Когда нужно часто распечатывать документ без запуска приложения – копирование файла непосредственно на принтер быстрее, чем открытие приложения, документа и печать.

• Вы хотите вывести информацию на устройство, которого реально нет в вашей системе. Например, на очень высококачественный и очень дорогостоящий, профессиональный принтер. При этом вы распечатываете документ в файл и идете с ним в бюро обслуживания, где есть такой принтер.

Естественно, для печати (пусть даже в файл) на такой устройстве у вас должен быть установлен его драйвер. Сделать это можно с помощью папки Принтеры в Windows (для установки драйвера нет необходимости в реальном подключении принтера в системе).

Секрет.

Печать в файл, кроме обычного применения, предоставляет альтернативный путь экспорта информации. Например, при установке драйвера принтера Generic/Text Only вы можете получать текстовые или файлы HTML, просто «напечатав» их.

Создание файла печати.

В диалоговом окне печати выберите нужный принтер (Windows не проверяет, существует ли реально такой принтер в системе). Затем отметьте опцию Печать в файл и при необходимости измените настройки – как при обычной печати.

Когда вы начинаете печатать, выводится диалоговое окно, запрашивающее имя файла для печати (обычно используется расширение имени файла .prn – однако, если вы печатаете на нескольких различных принтерах, лучше использовать различные расширения для разных принтеров, чтобы не было путаницы).

Если файл создан для печати на принтере, отсутствующем в системе, можно скопировать его на дискету или другой носитель и затем либо послать дискету в бюро обслуживания, либо использовать ее для копирования файла на принтер там, где он есть. Можно переслать этот файл с помощью Internet или модема – одним словом, использовать любые пути передачи файла к месту назначения, т.е. соответствующему принтеру.

Автоматическая печать в файл.

Секрет.

Опция Печатать в файл всегда доступна, но вы можете забыть отметить ее. Если вы используете какой-либо драйвер исключительно для печати в файл, установите автоматическую печать в файл для этого принтера. Для этого при установке драйвера выберете в качестве порта FILE или установите этот выбор во вкладке Сведения диалогового окна Свойства принтера.

Печать файла.

Вывод содержимого файла на принтер легче всего осуществить с помощью простейшей команды DOS:

copy /b filename.prn ltp 1

заменив ltp 1 именем порта принтера, к которому он подключен.

Секрет.

Большинство принтеров позволяет выводить обычные текстовые файлы на печать с использованием такой технологии, поэтому ее можно использовать для распечатки текстовых файлов типа readme.

Невидимая печать файла.

Секрет.

Windows не позволяет распечатать файл, перетащив его на пиктограмму соответствующего принтера. Однако вы можете обучить Windows такому фокусу.

1. Используйте текстовый редактор для создания файла PRNTFILE.BAT со следующим содержанием: copy /b %1 ltp 1 (при необходимости измените порт принтера).

2. На рабочем столе Windows или в подходящей папке создайте новый ярлык для этого bat – файла. Назовите его примерно как «Отправка файла на LaserJet».

3. После появления новой пиктограммы щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберете пункт Свойства. Во вкладке Программа выберете Окно: свернутое в значок и отметьте поле Закрывать окно по завершении сеанса работы.