Реферат: Разделение групп документов по функциональному значению

По происхождению документы классифицируются на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) [15], а также в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.

Анкета – способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

Таблица – форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текс, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ или услуг, договоры аренды и др.

2. Основная часть. Группы документов по функциональному значению

2.1 Организационно-правовые документы

Главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Общее содержание – сердцевину составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения.

Общие характерные черты:

1) подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2) введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3) организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.

4) организационно-правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5) для большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6) общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т.п.).

наиболее распространенные организационно-правовые документы: устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

2.2 Распорядительные документы

Нормативно-правовые акты

НПА издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, а также по инициативе ФОИВ в виде: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Срок подготовки проекта и издания НПА во избежание указаний соответствующих должностных лиц не должен превышать 1 месяца, если не установлен другой срок.