Реферат: Разделение групп документов по функциональному значению

- номер дела,

- номер тома (для многотомных дел),

- заголовок дела (название вида документов, название организации или подразделения либо сведения об адресате или корреспонденте документов, указание на краткое содержание документов),

- даты открытия и закрытия дела,

- указание о сроках хранения дела.

Внутренняя опись дела – формальный документ, предназначенный для учета подшитых в данный том дела материалов организации.

Документация оперативного контроля за состоянием документов организации

К документам оперативного контроля относятся: 1) справка о состоянии исполнения документов на испрашиваемую дату (составляются, как правило, по группам документов), 2) справка о состоянии поэтапного (текущего) исполнения срочных и особо важных документов (ведется на один документ, ведется с момента начала исполнения до его окончания, о текущем отставании от сроков делается письменная отметка в справке и доклад руководителю.

2.6 Планирующие документы

Программы и планы развития (деятельности) организации

Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы.

Программа – документ стратегического планирования, определяющий общий характер развития организации, основные направления ее развития, а также перечень наименований и сроков выполнения важнейших мероприятий. Обязательные реквизиты программы: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) название вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) место составления (издания) документа, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.

План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы, в виде развернутого перечня наименований мероприятий их выполнения. Обязательные реквизиты плана: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) отметка о наличии приложений, 7) подпись.

Плановые таблицы, графики

Плановая таблица – вспомогательный документ планирования, отражающий основные показатели текущей деятельности организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) в своей совокупности за стандартный отрезок времени. Обязательные реквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) подпись.

График выполнения мероприятий

Вспомогательный документ планирования, отражающий, как правило, один (важнейший) показатель текущей деятельности одного подразделения организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) за стандартный отрезок времени (обычно декаду или месяц). Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3) текст (график с пояснениями и условными обозначениями), 4) подпись.

2.7 Отчетные документы

Отчеты

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартный период времени и представляемый в орган административного управления в установленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по месту обращения, по срокам представления, по характеру содержащихся в них сведений. Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках. Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате, 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Докладные

Докладная характеризуется:

- небольшими сроками подготовки (1день или несколько часов),

- в подготовке участвуют 1-2 сотрудника,

- небольшой объем текста (2-3 страницы),

- высокой актуальностью излагаемой информации,

- адресована конкретному лицу.

Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Сводки