Реферат: Разделение групп документов по функциональному значению

Содержание доверенности: 1) заголовок документа, 2) место и дату подписания, 3) основной текст, включающий в себя указание фамилии, имени и отчества, домашнего адреса, на имя которого выдается доверенность, а также лица, которое выдает доверенность, 4) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Справки

Содержание справки: 1) наименование документа, 2) основной текст, 3) сведения об организации, для которой выдана справка, 4) сведения о сроке годности справки, 5) подпись лица, выдавшего справку, заверенная печатью организации.

3. Типы записи текстов документов

По способу фиксации информации документы бывают:

1) письменные – текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма:

а) рукописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки (только рукописным способом оформляются: автобиографии, заявления, расписки, трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.)

б) машинописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят техническими средствами. Используют портативные, компактные и канцелярские пишущие машины:

- стандартные механические и электромеханические пишущие машины («УФА-М», «Ятрань»)

- стандартные электронные со строковым дисплеем и без него («Роботрон S6001» и «Роботрон СМ 6908.04») ,

- электронные с речевым вводом информации

в) типографские

г) подготовленные на множительных аппаратах

д) электронные – персональный компьютер

основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

- помощь в создании документа,

- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем,

- регистрация документа,

- контроль за исполнением документа,

- перевод текста документа с одного языка на другой,

- защита документов

2) изобразительные – содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

3) графические – изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

4) аудиовизуальные – содержащие изобразительную и звуковую информацию;

5) фотодокументы – изобразительные документы, созданные фотографическим способом;

6) фонодокументы – содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

7) кинодокументы – изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическим способом;

8) иконографические – документы, содержащие преимущественно изображения произведений искусств, специальной или художественной фотографии;

9) текстовые – содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;