Реферат: Разделение групп документов по функциональному значению

7) предварительный просмотр;

8) составление оглавления;

9) окончательный просмотр;

10) репродуцирование (набор, сканирование и печать в едином формате);

11) контрольный просмотр;

12) представление на доклад.

2.5 Регистрационно-контрольные документы

Журналы первичного учета документов

Под первичным учетом (регистрацией) документов обычно понимают совокупность действий персонала организации по изучению, фиксации и сохранению соответствующих сведений на бумажном или машинном носителе.

Отдельные журналы первичного учета вводятся для: 1) входящих документов, 2) исходящих документов, 3) внутренних документов, 4) конфиденциальных документов, 5) документов особой важности (литерных и пр.).

Задачи, решаемые с помощью журналов первичного учета: 1) учет документов, 2) обеспечение сохранности документов, 3) осуществление оперативного поиска документов, 4) контроль исполнения документов.

Схемы первичного учета документов: 1) централизованная, 2) децентрализованная, 3) смешанная – унифицированная (единая для всех организаций).

Регистрационно-контрольные карточки

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) – формализованный документ учета и текущего контроля за состоянием (исполнением) документов в организации.

Обязательные реквизиты РКК:

- сведения об исполнителе (отправителе или разработчике) документа,

- наименование вида документа, заголовок к тексту документа (иное указание на краткое содержание) документа,

- дата (поступления или подписания) документа,

- номер входящего документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (для исходящих документов),

- содержание резолюции на документе (текст поручения, дата, фамилия поручителя, фамилия исполнителя),

- отметка об исполнении документа и помещении его в дело.

В дополнение к обязательным реквизитам на РКК (как правило на обороте) могут быть помещены сведения:

- об исполнителях (если их несколько и на лицевой стороне указан только ответственный исполнитель),

- о ходе исполнения документа,

- о приложениях к документу.

Оформление дел. Внутренняя опись

Под делом подразумевается совокупность документов, объединенных по номинальному (то есть по виду) или функциональному (по назначению) признаку и подшитых (сброшюрованных в твердый переплет) в обратном хронологическом порядке.

Обязательными реквизитами обложки дела являются: