Контрольная работа: Культура делового общения и официальной переписки

всего письма);

— исходящие документы, не обусловленные запросами (прежде всего

документы инициативного характера).

Лучшим средством контроля за подготовкой ответов служат сроковая и

учетная картотеки. На учетную карточку заносятся следующие признаки

документа: вид документа (письмо, распоряжение и т. д.), регистрационный

номер, дата получения, тема, резолюция, исполнитель, срок исполнения.

Регистрационный номер и дата могут составлять один признак. Сроковая

карточка располагается на обороте учетной карточки, но сроки исполнения

здесь выносятся на первое место — так легче проводить ежедневный

контроль за исполнением документов.

В целом контроль состоит из следующих операций:

— заполнение учетной и сроковой карточек;

— снятие при необходимости копий с материалов, отданных на исполнение;

— напоминание исполнителям о необходимости соблюсти срок исполнения;

— передача исполнителю информации, дополнительно к той, которая

содержится в резолюции.

Укажем формы контроля за такими важными документами, какими являются

приказы. В приказе четко предписываются

определенные действия, которые должны быть точно сформулированы,

указываются исполнители, сроки исполнения и оговаривается материальная и

финансовая база. Контроль за исполнением приказов — важнейшее условие их

действенности.

Другой формой контроля может служить график. По вертикали указываются

исполнители, по горизонтали — сроки исполнения. В месте пересечения граф

указываются номер и пункт приказа. После исполнения приказа делаются

специальные отметки. Обычно графики используются для контроля за

приказами по однородным или смежным действиям. Так же осуществляется

контроль за исполнением распоряжений и указаний.