Контрольная работа: Культура делового общения и официальной переписки

журнал без повреждений.

Может оказаться, что в конверте содержатся не все перечисленные в письме

документы. Тогда против номера приложения, которого не хватает, ставят

ноль или просто пишут: «нет» или «не хватает».

Для скрепления бумаг удобнее пользоваться не скрепкой, а булавкой,

чтобы предотвратить сцепление разных документов. Затем почта

сортируется. Сначала в отдельные стопки складываются письма в

конвертах, не подлежащие вскрытию, и письма, подлежащие вскрытию. Потом

отбираются письма по тематике, например: финансовые вопросы, технические

вопросы, вопросы снабжения и т. д. При этом учитывается, в какое

структурное подразделение будет направлено письмо на исполнение.

Документы сортируются и по срокам исполнения:

— почта, обрабатываемая в первую очередь: телеграммы, срочные и

авиаписьма, телефонограммы. Эти виды корреспонденции незамедлительно

передаются исполнителям;

— текущая переписка, которую следует распределить

между исполнителями;

— письма, которые следует вернуть в главную канцелярию или на почту;

— печатные материалы (газеты, журналы, пресс-релизы, циркуляры,

рекламные издания и т. д.).

Вся полученная корреспонденция должна регистрироваться в журнале

входящей почты.

Регистрация почты осуществляется путем заполнения карточки.

Карточки — наиболее удобная форма регистрации при большом

документообороте.

На входящий документ в левом верхнем углу страницы ставится штамп и в

соответствии с ГОСТом 6.38—90 указываются дата и индекс входящего

письма.

Находящуюся на контроле документацию можно разбить на следующие группы: